Die E-Akte (elektronische Akte) ist die vollständig elektronische Führung des Schriftguts einer Behörde. An die Stelle der Papierakte tritt eine strukturierte digitale Akte, in der Dokumente, Vorgänge und Metadaten nachvollziehbar und dauerhaft verwaltet werden. Die E-Akte ist damit mehr als ein Ordner voller PDF-Dateien: Sie bildet die Aktenstruktur, die Bearbeitungshistorie und die Aufbewahrungsregeln der Verwaltung ab.
Ziel ist eine ordnungsgemäße, medienbruchfreie und revisionssichere Schriftgutverwaltung – als Grundlage für digitale Verwaltungsprozesse und für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Digital eingereichte Anträge lassen sich nur dann durchgängig bearbeiten, wenn auch die Akte dahinter elektronisch geführt wird.
Für Bundesbehörden ist die elektronische Aktenführung im E-Government-Gesetz des Bundes verankert. Seit der Neufassung durch das OZG-Änderungsgesetz (in Kraft am 24. Juli 2024) steht sie in § 6a EGovG (zuvor § 6 EGovG). Danach sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen; ausgenommen sind Behörden, bei denen dies auf Dauer unwirtschaftlich wäre. Werden Akten elektronisch geführt, müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sicherstellen.
Die Länder haben eigene E-Government-Gesetze mit teils verpflichtenden Fristen und Vorgaben. Für Kommunen richtet sich die Pflicht daher nach dem jeweiligen Landesrecht – ein bundesweit einheitliches Einführungsdatum gibt es nicht.
Die fachliche Struktur der E-Akte orientiert sich am Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA) des Bundes. Es beschreibt eine dreistufige Ablage: Die Akte bündelt einen Sachzusammenhang, der Vorgang fasst einen Bearbeitungsschritt, das Dokument ist die einzelne Unterlage. Unterschieden wird dabei unter anderem zwischen der Sachakte, die nach einem sachlichen Merkmal gegliedert ist, und der Fallakte, die einen konkreten Einzelfall abbildet.
Ein durchdachter Aktenplan bildet die Grundlage dafür, dass Schriftgut einheitlich abgelegt, zuverlässig wiedergefunden und fristgerecht aufbewahrt oder ausgesondert wird. So bleibt Verwaltungshandeln auch Jahre später nachvollziehbar und prüfbar.
Die elektronische Aktenführung ist mehr als eine technische Umstellung. Sie beschleunigt den Zugriff auf Vorgänge, ermöglicht orts- und zeitunabhängiges Arbeiten und macht Bearbeitungsschritte transparent und nachvollziehbar. Zugleich ist sie die Voraussetzung dafür, Verwaltungsleistungen durchgängig digital anzubieten: Erst wenn Antrag, Bearbeitung und Ablage elektronisch ineinandergreifen, entsteht ein medienbruchfreier Prozess von der Antragstellung bis zur Entscheidung. Für Kommunen bedeutet das, die E-Akte frühzeitig mitzudenken, wenn sie ihre Online-Dienste ausbauen. Weitere Grundlagen für Behörden und Kommunen bündelt der Themenbereich Öffentlicher Sektor und Verwaltung.
§ 6a EGovG formuliert für Behörden des Bundes eine Soll-Vorschrift: Sie sollen ihre Akten elektronisch führen und dabei die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sicherstellen. Ausgenommen sind nur Behörden, bei denen dies auf Dauer unwirtschaftlich wäre. Damit besteht faktisch eine Pflicht mit eng gefasster Ausnahme. Länder und Kommunen richten sich dagegen nach ihren eigenen Landes-E-Government-Gesetzen mit teils abweichenden Fristen und Vorgaben.
Nach dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA) des Bundes ist die Akte die Klammer für einen ganzen Sachzusammenhang, der Vorgang ein einzelner Bearbeitungsschritt darin und das Dokument die konkrete Einzelunterlage. Diese dreistufige Struktur sorgt dafür, dass Schriftgut einheitlich abgelegt, zuverlässig wiedergefunden und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum fristgerecht verwaltet oder ausgesondert werden kann.
Ja, sofern eine Behörde ihre Aktenführung vollständig auf Elektronik umstellt und Papierunterlagen nicht parallel weiterführen will. Das sogenannte ersetzende Scannen richtet sich nach § 7 EGovG und der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN), die Vorgaben für ein bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmendes elektronisches Abbild sowie die anschließende Vernichtung des Papieroriginals festlegt.
Nein, § 6a EGovG bindet in seiner unmittelbaren Wirkung nur Behörden des Bundes. Länder und Kommunen führen ihre Akten stattdessen nach den jeweiligen Landes-E-Government-Gesetzen, die inhaltlich vergleichbare, aber nicht identische Vorgaben, Ausnahmen und Fristen enthalten. Ein bundesweit einheitliches Einführungsdatum für die elektronische Aktenführung in der Kommunalverwaltung gibt es deshalb nicht.
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