Wie eine Stadtverwaltung ihre Belegschaft KI-fit machte (Art. 4 EU AI Act)

Eine mittelgroße deutsche Stadtverwaltung wollte Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag nutzen und musste ihre Belegschaft zugleich rechtssicher zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung befähigen. Die Herausforderung lag weniger im Gesetzestext als in der Akzeptanz: Ein Teil der Mitarbeitenden begegnete KI mit Skepsis. Diese Fallstudie zeigt, wie eine KI-Schulung in der öffentlichen Verwaltung gelingt, wenn Pflichterfüllung und Vertrauensaufbau zusammenkommen – und wie sich die erworbene Kompetenz nachweisen lässt.

Ausgangslage: KI-Pflicht trifft auf Berührungsängste

Die Aufgabe war doppelt. Auf der einen Seite die Regulatorik: Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689), dass jede Organisation, die KI-Systeme einsetzt, Maßnahmen ergreift, um die Entwicklung der „KI-Kompetenz“ ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind (so die seit 27. Juli 2026 geltende Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744; zuvor: Maßnahmen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen). Was darunter zu verstehen ist, umreißt Artikel 3 Nummer 56 der Verordnung: die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI-Systemen und ein Bewusstsein für deren Chancen und Risiken ermöglichen. Diese Pflicht kennt keine Bereichsausnahme für den öffentlichen Sektor – Behörden und Kommunen sind ebenso adressiert wie Unternehmen. Allgemeiner Geltungsbeginn der Verordnung war der 2. August 2026; ihr Sanktionskapitel gilt mit Ausnahme von Art. 101 bereits seit dem 2. August 2025 (Art. 113 KI-VO). Für eine Kommune ist in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 die nach Landesrecht zuständige Behörde Marktüberwachungsbehörde (§ 2 Abs. 6 KI-MIG). Stellt sie einen Verstoß fest, teilt sie das der Rechts- oder Fachaufsicht mit und gibt ihr vor eigenen Maßnahmen in der Regel Gelegenheit zur Stellungnahme (§ 9 Abs. 3 KI-MIG). Geldbußen werden gegen Behörden und sonstige öffentliche Stellen im Sinne des § 2 Abs. 1 oder 2 BDSG, zu denen Gemeinden zählen, in den Fällen des § 15 Abs. 1 und 2 KI-MIG und des Art. 99 Abs. 3 bis 5 KI-VO nicht verhängt (§ 17 Abs. 2 KI-MIG); ein Verstoß gegen Artikel 4 steht in diesen Bußgeldkatalogen ohnehin nicht. Das geschilderte Projekt lief noch unter der ursprünglichen Fassung von Artikel 4.

Auf der anderen Seite die Menschen: Für einen Teil der Belegschaft, gerade in erfahreneren Jahrgängen, war der Umgang mit KI echtes Neuland und mit spürbaren Unsicherheiten verbunden. Im Verwaltungsalltag ging es dabei um alltagsnahe Einsatzfelder – etwa das Entlasten bei Textentwürfen, das Aufbereiten von Informationen oder das Beantworten wiederkehrender Anfragen. Eine rein faktische Pflichtschulung zur Verordnung hätte diese Vorbehalte kaum aufgelöst, sondern womöglich verstärkt. Die Verwaltung suchte deshalb eine Weiterbildung, die beides leistet: die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die Belegschaft bei ihren konkreten Fragen und Sorgen abholen.

Die Herausforderung: Pflicht erfüllen und Akzeptanz schaffen

Der Knackpunkt lag nicht im juristischen Inhalt, sondern in der Vermittlung. Die Belegschaft war heterogen – von KI-affinen bis zu Mitarbeitenden ohne jede Berührung mit solchen Werkzeugen. Hinzu kam die berechtigte Sorge um den Datenschutz, denn im Verwaltungsalltag können sensible personenbezogene Daten schnell in ein KI-System geraten, wenn die Grenzen unklar sind. Gerade Behörden verarbeiten in großem Umfang schutzbedürftige Daten von Bürgerinnen und Bürgern, sodass ein unbedachter Umgang mit KI-Werkzeugen rasch datenschutzrechtlich heikel wird. Und am Ende sollte ein belastbarer Nachweis der KI-Kompetenz stehen, ohne dass die Schulung als bloße Pflichtübung empfunden wird. Die menschliche Ebene musste also genauso ernst genommen werden wie die regulatorische – sonst wäre die Pflicht formal erfüllt, im Alltag aber wirkungslos geblieben.

Die Lösung: Regulatorik und Empathie in einer Weiterbildung

Hinweis in eigener Sache: Bridgly setzte eine intensive KI-Weiterbildung um, die bewusst über die reine Pflichterfüllung hinausgeht. Anders als bei einem selbstgebauten Lernangebot griff die Verwaltung auf eine fertig ausgerollte Schulung samt Lernplattform zurück – Inhalte, Ablauf und Nachweisführung waren von Beginn an aufeinander abgestimmt. Fachlich vermittelte die Weiterbildung die Anforderungen der EU-KI-Verordnung und übersetzte sie in konkrete Anwendungsfälle aus dem Verwaltungsalltag. Mindestens ebenso wichtig war der zweite Strang: Die Schulung nahm Ängste und Vorbehalte ernst und arbeitete sie aktiv auf, statt sie zu übergehen.

Statt Fachbegriffe überzustülpen, baute die Weiterbildung Schritt für Schritt Vertrauen auf. Sie machte nachvollziehbar, was KI kann, was sie nicht kann und wo ihre ethischen Grenzen liegen. Dieser Ansatz war der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Pflichtunterweisung – und der Grund, warum die Belegschaft die Inhalte annahm.

Umsetzung Schritt für Schritt

Regulatorische Grundlagen greifbar machen

Den Einstieg bildeten die Anforderungen aus Artikel 4 KI-VO – in verständlicher Sprache statt juristischer Überfrachtung, damit klar wird, warum die Schulung stattfindet und was sie schützt. So wurde aus einer abstrakten Rechtspflicht ein nachvollziehbarer Anlass, sich mit den eigenen KI-Werkzeugen auseinanderzusetzen.

Verwaltungsspezifische Anwendungsfälle

Generische Tech-Beispiele wirken im Behördenkontext blass. Deshalb arbeitete die Weiterbildung mit Situationen aus dem Verwaltungsalltag und machte daran Chancen wie Grenzen des KI-Einsatzes konkret – einschließlich der Frage, welche Daten in ein KI-System gehören und welche nicht.

Ängste ernst nehmen, Vertrauen aufbauen

Ein eigener Strang widmete sich den Sorgen der Belegschaft. Durch transparente Einordnung wurde aus diffuser Skepsis eine informierte Haltung: Wer die Grenzen der Technik kennt, muss sie nicht fürchten und kann sie souverän einsetzen.

KI-Kompetenz nachvollziehbar dokumentieren

Damit die Schulungsteilnahme auch belegbar ist, lief die Schulung über eine Lernplattform, die Zuweisung, Abschluss und Datum je Person protokolliert. So entsteht ein dokumentierter Nachweis der Schulungsteilnahme – abrufbar, sollte eine Aufsicht ihn künftig einsehen wollen. Einen Nachweis oder ein Nachweisformat schreibt die KI-Verordnung für Artikel 4 nicht vor; die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren, und nennt dafür neben den teilnehmenden Personen auch Art sowie inhaltlichen und zeitlichen Umfang der Maßnahmen.

Das Ergebnis: von der Unsicherheit zur Handlungskompetenz

KI ist in dieser Verwaltung vom angstbesetzten Thema zu einem nachvollziehbaren Werkzeug im Arbeitsalltag geworden. Die Belegschaft verfügt heute über ein fundiertes KI-Verständnis, das fachlich wie emotional Sicherheit gibt: Die regulatorischen Grundlagen sind vermittelt, und aus Unsicherheit ist echte Handlungskompetenz geworden. Ebenso wichtig für die Verwaltung: Die Teilnahme ist dokumentiert und damit jederzeit belegbar; einen förmlichen Nachweis verlangt Artikel 4 nicht, die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren. Entscheidend war, dass die Weiterbildung sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die emotionale Ebene der Belegschaft erreichte – und so aus reiner Pflichterfüllung tatsächliche Akzeptanz wurde.

KI-Schulung in der öffentlichen Verwaltung: was andere daraus mitnehmen

• Pflicht und Akzeptanz zusammendenken. Eine KI-Schulung, die nur die Verordnung abhakt, verändert keine Haltung. Erst die Verbindung aus Regulatorik und ernst genommenen Vorbehalten schafft im Alltag wirksame Kompetenz.
• Am Verwaltungsalltag ansetzen. Behördennahe Beispiele wirken stärker als abstrakte Technikthemen – sie zeigen unmittelbar, wo KI hilft und wo Vorsicht geboten ist.
• Den Nachweis von Anfang an mitdenken. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 gut zu dokumentieren, und nennt dafür unter anderem Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang der Maßnahmen und die teilnehmenden Personen; zur Orientierung führt sie außerdem eine regelmäßige Evaluation und eine bedarfsorientierte Auffrischung an. Ein Teilnahmeprotokoll der Lernplattform deckt davon nur einen Teil ab. Wo es einen Personalrat gibt, gehört auch seine Beteiligung an den Anfang: In Dienststellen des Bundes bestimmt er, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, über allgemeine Fragen der Fortbildung der Beschäftigten mit und über die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 80 Abs. 1 Nr. 10 und 21 BPersVG); ob eine Lernplattform mit Teilnahmeprotokoll je Person darunter fällt, hängt von ihrer Ausgestaltung ab. Für Kommunen gilt § 80 BPersVG nicht (§ 1 Abs. 1 BPersVG), dort ist das Personalvertretungsrecht des Landes maßgeblich.
• Auf fertige Lösungen setzen. Eine ausgerollte Schulung samt Nachweisführung entlastet knappe Verwaltungsressourcen stärker als ein selbst zusammengestelltes Angebot.

Weitere Praxisbeispiele aus Unternehmen und Organisationen sammeln wir in unseren Fallstudien – darunter, wie ein KI-Start-up seine KI-Unterweisung nach Artikel 4 aufgesetzt hat.

Müssen Behörden ihre Mitarbeitenden zu KI schulen?

Im weiteren Sinn ja: Ein bestimmtes Schulungsformat schreibt die Vorschrift nicht vor. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet seit dem 2. Februar 2025 alle Organisationen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind (Fassung seit 27. Juli 2026). Diese Pflicht gilt unabhängig von der Rechtsform und damit auch für Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen.

Wie geht man mit KI-Skepsis in der Belegschaft um?

Wirksam ist, Vorbehalte nicht zu übergehen, sondern aktiv aufzugreifen. Wenn eine Schulung transparent macht, was KI leistet, wo ihre Grenzen liegen und wie mit Daten umzugehen ist, wird aus diffuser Skepsis eine informierte, handlungsfähige Haltung.

Reicht E-Learning für eine KI-Weiterbildung in der Verwaltung?

Für die Vermittlung der Grundlagen und den dokumentierten Nachweis eignet sich E-Learning gut, weil es orts- und zeitunabhängig funktioniert. Entscheidend ist, dass die Inhalte aktuell, verwaltungsnah und nachvollziehbar aufbereitet sind.

Wie wird die KI-Kompetenz nachgewiesen?

Einen förmlichen Nachweis schreibt Artikel 4 KI-VO nicht vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, und nennt dafür unter anderem Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang der Maßnahmen und die teilnehmenden Personen; zur Orientierung führt sie außerdem eine regelmäßige Evaluation und eine bedarfsorientierte Auffrischung an. Eine Lernplattform, die Zuweisung, Abschluss und Datum je Person protokolliert, belegt davon die Teilnahme; Inhalt und Umfang der Maßnahmen sollten zusätzlich festgehalten werden.

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO), Art. 4 – KI-Kompetenz, EUR-Lex – abgerufen 14.10.2026.
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO), Art. 3 Nr. 56 – Definition „KI-Kompetenz“, EUR-Lex – abgerufen 14.10.2026.
• Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital Omnibus“), Art. 1 Nr. 5 – Neufassung Art. 4 KI-VO, in Kraft seit 27.7.2026: EUR-Lex – abgerufen 14.10.2026.
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO), Art. 99 (Sanktionen) und Art. 113 (Geltungsbeginn): EUR-Lex – abgerufen 14.10.2026.
• KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG), BGBl. 2026 I Nr. 223, in Kraft seit 29.7.2026, § 2 Abs. 6, § 9 Abs. 3, § 15 und § 17 Abs. 2: gesetze-im-internet.de – abgerufen 14.10.2026.
• § 2 Bundesdatenschutzgesetz (öffentliche Stellen des Bundes und der Länder): gesetze-im-internet.de – abgerufen 14.10.2026.
• Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz (Hinweise zur Dokumentation der Maßnahmen): bundesnetzagentur.de – abgerufen 14.10.2026.
• Beitragsbild: KI-generiert; Kennzeichnung „Mit KI erstellt“ als Overlay gem. Art. 50 EU-KI-VO. Lizenz-/Erstellungsnachweis wird bei der Bildproduktion ergänzt (Anbieter/Datum).