Mit dem Abschluss einer Finanzierungsrunde wuchs ein junges MedTech-Scale-up in kurzer Zeit spürbar – neue Teams, neue Rollen, ein höheres Tempo. Mit dem Wachstum wuchs aber auch eine Liste an gesetzlichen Schulungs- und Informationspflichten, die bis dahin im Gründungsteam eher nebenbei mitlief: Datenschutz, Informationssicherheit und, sobald KI-Systeme zum Einsatz kommen, KI-Kompetenz nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689). Hinzu kam der Hinweisgeberschutz: Das HinSchG verpflichtet nicht zu einer Schulung, sondern zur Einrichtung einer internen Meldestelle – damit diese ihren Zweck erfüllt, müssen die Beschäftigten über die Meldewege informiert sein. Was in einem zehnköpfigen Team noch überschaubar war, wurde mit jeder Einstellung ein Stück unübersichtlicher.
Investorinnen und Investoren, die eine solche Runde begleiten, fragen früher oder später auch nach genau diesen Themen: Sind die gesetzlichen Pflichten erfüllt, und lässt sich das belegen? Für ein Scale-up in dieser Phase ist das kein theoretisches Risiko, sondern eine konkrete Erwartung, auf die man vorbereitet sein sollte – gerade weil im MedTech-Umfeld ohnehin schon andere regulatorische Nachweise (etwa zur Produktzulassung) laufend verlangt werden und Compliance-Themen im Personalbereich nicht zusätzlich zur Unsicherheit beitragen sollten.
Im Gründungsteam hatte sich die manuelle Nachverfolgung in Excel-Tabellen bewährt: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Thema, Status per Hand aktualisiert. Das Verfahren funktioniert, solange wenige Menschen den Überblick behalten. Mit wachsender Kopfzahl kippt genau das: Wer welche Schulung offen hat, wann die nächste Frist läuft und ob ein Nachweis tatsächlich vorliegt, lässt sich kaum noch zuverlässig beantworten, ohne dass jemand die Tabelle aktiv pflegt.
Besonders knapp wurde es beim Onboarding. Neue Mitarbeitende brauchten von Beginn an alle relevanten Schulungen – bei steigendem Einstellungstempo ein Punkt, der leicht übersehen wird, wenn die Zuweisung manuell erfolgt. Für ein Team, das seine Energie eigentlich in Produkt und Markt investieren wollte, band die Pflege der Tabellen HR-Zeit, die an anderer Stelle fehlte. Hinzu kam ein strukturelles Problem: Verantwortung für die Tabelle lag bei einer einzelnen Person im Gründungsteam – fiel diese aus oder war anderweitig gebunden, geriet die Pflege ins Stocken, ohne dass es zunächst auffiel.
Eine naheliegende Option wäre gewesen, die Nachverfolgung intern weiterzuentwickeln – ein besseres Tabellen-Template, eine kleine interne Anwendung. Für ein Scale-up, dessen Entwicklungskapazität dem eigentlichen Produkt gilt, hätte das jedoch bedeutet, Ressourcen von der Kernaufgabe abzuziehen, um ein Nebenproblem zu lösen. Gesucht war stattdessen eine bereits fertig ausgerollte, sofort einsatzbereite Lösung, die sich ohne eigenes IT-Projekt in den Arbeitsalltag einfügt. Entscheidend war dabei auch, dass die Inhalte selbst laufend an neue Rechtslagen angepasst werden, ohne dass im Scale-up jemand die Gesetzesänderungen aktiv verfolgen und die Schulungsmaterialien eigenständig überarbeiten muss.
Hinweis in eigener Sache: Bridgly ist der Anbieter der in dieser Fallstudie beschriebenen Schulungsplattform. Mit dem Compliance-Basis-Paket von Bridgly entschied sich das Scale-up für eine Plattform, die die im Projekt festgelegten Pflichtthemen an einem Ort bündelt, ohne dass für jedes Thema ein eigenes System betrieben oder eine eigene Anwendung gebaut werden muss.
Hinweisgeberschutz, Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Kompetenz laufen seither über dieselbe Lernumgebung. Jedes Thema bringt eigene inhaltliche Anforderungen mit – von der Meldestruktur beim Hinweisgeberschutz über den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten bis zu den Grundlagen der KI-Kompetenz –, doch technisch und organisatorisch laufen alle über denselben Zugang. Der Wechsel zwischen verschiedenen Tools und die doppelte Pflege von Teilnehmerlisten entfallen.
Neue Mitarbeitende erhalten bei Eintritt automatisch die für ihre Rolle vorgesehenen Schulungen zugewiesen. Der Abdeckungsgrad wächst damit mit jeder Einstellung von selbst mit, ohne dass HR die Zuweisung manuell nachhalten muss. Auch die zum Umstellungszeitpunkt bereits Beschäftigten wurden einmalig erfasst, sodass kein Teil der Belegschaft aus dem Blick geriet.
Jeder Schulungsabschluss wird mit Person, Thema und Datum protokolliert. Bei einer Prüfung – ob durch eine Aufsichtsbehörde, im Rahmen einer Zertifizierung oder auf Nachfrage von Investorenseite im Zuge einer Due-Diligence-Prüfung – lassen sich die Nachweise ohne Suche vorlegen, statt erst aus verstreuten Tabellen zusammengetragen werden zu müssen.
Der spürbarste Unterschied liegt nicht in einer einzelnen Kennzahl, sondern in der Verlagerung von Aufwand: Statt Tabellen zu pflegen und Fristen hinterherzutelefonieren, überwacht das System die Zuweisung, und HR greift nur noch bei Ausnahmen ein. Die im Projekt ausgerollten Schulungsthemen laufen seither über dasselbe System, und jedes neue Teammitglied erhält diese Themen automatisch zugewiesen, ohne dass jemand die Zuweisung manuell anstoßen muss. Welche Pflichtthemen im Einzelfall gelten, hängt von den jeweiligen rechtlichen Anforderungen ab und wurde vorab gemeinsam festgelegt.
Für das Gründungsteam bedeutet das vor allem eines: Aufmerksamkeit, die sonst in die Verwaltung von Tabellen geflossen wäre, bleibt beim Kerngeschäft – im Wissen, dass die Pflichtthemen nicht liegen bleiben und im Zweifel belastbar dokumentiert sind. Aus einer Aufgabe, die zuvor an einer einzelnen Person hing, ist ein laufender Prozess geworden, der auch dann weiterläuft, wenn diese Person gerade mit anderen Dingen beschäftigt ist. Und weil das System nicht an eine bestimmte Teamgröße gebunden ist, muss bei der nächsten Wachstumsphase niemand neu über das Thema Pflichtschulungen nachdenken.
Weitere Beispiele, wie Organisationen ihre Pflichtschulungen mit Bridgly umsetzen, sind im Fallstudien-Bereich gesammelt.
Je nach Tätigkeit typischerweise Datenschutz (DSGVO), Informationssicherheit sowie – beim Einsatz von KI-Systemen – KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung. Das HinSchG verlangt keine eigene Schulung, sondern eine interne Meldestelle; über die Meldewege sind die Beschäftigten aber zu informieren. Welche Themen im Einzelfall verpflichtend sind, hängt von Branche, Unternehmensgröße, Beschäftigtenzahl und den eingesetzten Systemen ab und sollte individuell geprüft werden.
Wirksam ist die Bündelung der jeweils relevanten Pflichtthemen auf einer Plattform mit automatischer Zuweisung beim Onboarding. So entsteht keine doppelte Pflege in mehreren getrennt betriebenen Systemen, und neue Mitarbeitende erhalten ihre Pflichtthemen von Beginn an automatisch – ein manueller Anstoß durch HR entfällt, unabhängig davon, wie schnell das Team in einer Wachstumsphase wächst.
Belastbar ist eine Dokumentation dann, wenn jeder Schulungsabschluss mit Person, Thema und Datum protokolliert wird und im Prüffall unmittelbar abrufbar ist. Als Nachweis dient sie gegenüber Aufsichtsbehörden, im Rahmen einer Zertifizierung oder bei Nachfragen von Investorenseite im Zuge einer Due-Diligence-Prüfung nach einer Finanzierungsrunde. Voraussetzung ist, dass die Protokolle laufend gepflegt und aufbewahrt werden.
Ja. Da neue Mitarbeitende automatisch den passenden Schulungen zugewiesen werden, wächst der Abdeckungsgrad mit deutlich geringerem Verwaltungsaufwand mit der Belegschaft mit. Das gilt auch dann, wenn die Einstellungen in kurzer Zeit deutlich zunehmen, wie es nach einer Finanzierungsrunde häufig der Fall ist – eine Situation, in der manuell gepflegte Tabellen kaum noch Schritt halten.
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