Microsoft Power Automate für Einsteiger

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die wichtigsten Antworten.

Ist eine Microsoft-365-Schulung für Mitarbeitende gesetzlich vorgeschrieben?

Nein – für Anwenderkenntnisse in Word, Excel, Outlook, Teams oder SharePoint kennt das deutsche Arbeitsrecht keine Schulungspflicht. Wird neue Software eingeführt, verlangt § 12 Abs. 1 Satz 3 ArbSchG eine Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit; sie betrifft jedoch Sicherheit und Gesundheitsschutz, nicht die Bedienung eines Programms. Ähnlich § 6 ArbStättV: Nach Absatz 1 Nummer 4 ist über arbeitsplatzspezifische Maßnahmen zu unterweisen, ausdrücklich auch bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten, nach Absatz 4 vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Gegenstand ist der Bildschirmarbeitsplatz, nicht die Anwendung der Office-Programme. Der sachliche Grund für Office-Schulungen ist deshalb kein Bußgeld, sondern das Kompetenzniveau. Nach der Eurostat-Erhebung zu digitalen Kompetenzen verfügten 2025 in Deutschland 59,6 % der Personen über mindestens grundlegende digitale Kenntnisse, im EU-27-Durchschnitt 60,4 %. Gemessen werden dabei fünf Bereiche – Informationsbeschaffung, Kommunikation und Zusammenarbeit, Erstellung digitaler Inhalte, Sicherheit und Problemlösung –, nicht die Bedienung einzelner Programme.

Hat der Betriebsrat bei der Einführung von Microsoft 365 ein Mitbestimmungsrecht?

Ja – an mehreren Stellen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob eine konkrete Funktion – etwa Anwesenheitsstatus oder Auswertungen im Admin Center – diese Voraussetzung erfüllt, ist im Einzelfall zu prüfen. Für die Schulung selbst ist § 97 Abs. 2 BetrVG maßgeblich. Führen Maßnahmen des Arbeitgebers dazu, dass sich die Tätigkeit der betroffenen Arbeitnehmer ändert und ihre beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten nicht mehr ausreichen, hat der Betriebsrat bei der Einführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung mitzubestimmen. Ein Umstieg von lokalen Ablagen auf SharePoint, OneDrive und Teams kann genau diese Lage auslösen. Bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen besteht zusätzlich ein Mitbestimmungsrecht nach § 98 Abs. 1 BetrVG, das nach § 98 Abs. 6 BetrVG entsprechend für sonstige Bildungsmaßnahmen im Betrieb gilt. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle; ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 97 Abs. 2, § 98 Abs. 4 BetrVG).

Wo sollten Dateien liegen – in OneDrive, SharePoint oder Microsoft Teams?

Teamdateien gehören nach SharePoint, persönliche Dateien nach OneDrive; Microsoft Teams ist kein eigener Speicherort, sondern eine Oberfläche auf beide. Microsoft beschreibt es so: Jedes Team ist mit einer oder mehreren SharePoint-Websites verbunden, auf denen seine Dateien liegen. Alle Standardkanäle nutzen dieselbe SharePoint-Website mit einem Ordner je Kanal, während jeder private und jeder freigegebene Kanal eine eigene Kanalwebsite erhält. Dateien aus Einzel- und Gruppenchats liegen dagegen im Ordner „Microsoft Teams Chat Files“ im OneDrive der hochladenden Person und sind nur für die Beteiligten der Unterhaltung freigegeben. Daraus folgt eine Faustregel: Was ein Team dauerhaft braucht, gehört in einen Kanal und damit nach SharePoint. Was nur eine Person betrifft oder noch Entwurf ist, bleibt in OneDrive. Wer Arbeitsergebnisse im Chat teilt, hängt sie an ein persönliches Konto statt an das Team. Für Berechtigungen gilt: Bei Standardkanälen werden Teambesitzer und Mitglieder automatisch in die Berechtigungsgruppen der Website aufgenommen; bei Kanalwebsites werden sie vom Kanal geerbt und lassen sich in SharePoint nicht separat verwalten.

Welche Excel-Kenntnisse gehören in eine Einsteigerschulung, welche in eine Schulung für Fortgeschrittene?

Eine Excel-Einsteigerschulung deckt die Oberfläche und den Umgang mit Arbeitsmappen, Blättern und Zellen ab, dazu strukturierte Dateneingabe und die Formatierung von Zahlen, Texten, Datum und Tabellen, das Rechnen mit Formeln sowie relativen und absoluten Bezügen, die Grundfunktionen SUMME, MITTELWERT, MIN, MAX und ANZAHL, Sortieren und Filtern, formatierte Tabellen sowie einfache Diagramme und die Druckaufbereitung. Eine Schulung für Fortgeschrittene setzt dort an, wo Daten aus mehreren Quellen zusammenlaufen: Verweisfunktionen wie XVERWEIS, INDEX und VERGLEICH, Bedingungsfunktionen wie WENN, WENNS, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS, Pivot-Tabellen und Pivot-Charts mit Datenschnitten, Datenaufbereitung mit Power Query (importieren, bereinigen, zusammenführen, aktualisieren), Datenqualität über Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und Schutz sowie dynamische Arrayfunktionen wie FILTER, SORTIEREN und EINDEUTIG. Das Abgrenzungsmerkmal ist die Arbeitsweise, nicht die Nutzungsdauer. Manuelle Berechnungen, kopierte Werte statt Formeln und unstrukturierte Tabellen kosten Zeit und führen zu Fehlern in Berichten und Entscheidungen – unabhängig von der Erfahrung.

Was lässt sich mit Microsoft Power Automate ohne Programmierkenntnisse automatisieren?

Ohne Programmierung automatisieren lassen sich Routineaufgaben in Microsoft 365: Anhänge ablegen, Benachrichtigungen verschicken, Genehmigungen einholen und Daten aus Formularen weitergeben. Ein Flow besteht aus einem Auslöser, Aktionen, Bedingungen und Connectors und entsteht meist aus einer Vorlage. Typische Verbindungen bestehen zu Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Forms. Die Grenze verläuft dort, wo Flows mehrere Systeme verbinden, Daten umformen oder Ausnahmen behandeln müssen. Dann sind Variablen, Ausdrücke, Bedingungen, Schleifen und Fehlerbehandlung nötig, ebenso der Umgang mit JSON, Arrays, HTTP-Anfragen und Premium-Connectors. Für Anwendungen ohne Schnittstelle kommen Desktop-Flows in Betracht, die sich mit Cloud-Flows kombinieren lassen. Wer Flows dauerhaft betreiben will, braucht verbindliche Regeln. Ohne Kenntnisse in Ausdrücken, Variablen, Fehlerbehandlung und Umgebungen entstehen Flows, die still fehlschlagen, Daten inkonsistent verarbeiten oder bei Personalwechsel nicht mehr wartbar sind. Wartbarkeit entsteht über Lösungen, Umgebungen, Verbindungsreferenzen und Dokumentation; Berechtigungen und Datenschutz sind schon beim Testen zu beachten.

Wie lange dauert eine Microsoft-365-Schulung für Mitarbeitende bei Bridgly?

Eine Microsoft-365-Schulung bei Bridgly dauert 55 Minuten je Kurs. Die Kategorie MS Office 365 umfasst 21 Kurse: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, Power BI und Power Automate jeweils für Einsteiger und Fortgeschrittene, dazu Access, Forms & Lists, Loop, OneDrive und OneNote. Jeder Kurs ist einzeln buchbar oder als Teil eines Pakets. Das Paket „MS Office“ bündelt 11 Kurse für den Büroalltag – Excel, Outlook, PowerPoint, Teams und Word jeweils in zwei Stufen sowie OneDrive – und entspricht rund 10 Stunden Lernzeit. Das Paket „MS Office Erweitert“ umfasst alle 21 Kurse und damit gut 19 Stunden. Weil jeder Kurs für sich steht, lässt sich der Umfang je Rolle zuschneiden. Die Kurse sind multimodal aufgebaut, in über 30 Sprachen verfügbar und schließen mit einer Lernerfolgskontrolle ab, die den Abschluss dokumentiert. Unternehmen mit eigenem Lernmanagementsystem können die Inhalte als SCORM 1.2 oder SCORM 2004 exportieren; alternativ steht die Bridgly-Lernumgebung bereit, wahlweise mit Single Sign-On über Microsoft Entra ID, Okta, Google Workspace oder einen SAML-2.0-konformen Identity Provider.

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