Die Unterrichtungspflicht ist Teil der internen Sicherungsmaßnahmen. § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG verlangt die erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter über Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung sowie über die einschlägigen Vorschriften und Pflichten einschließlich der Datenschutzbestimmungen.
Zwei Dinge stehen dort ausdrücklich nicht. Erstens kein Intervall: Das Gesetz sagt laufend, nicht jährlich. Auch die Auslegungs- und Anwendungshinweise der Länder legen in der Fassung vom 18. Juni 2025 keinen Turnus fest — ältere Länderfassungen taten das noch, weshalb ein Blick auf den Fassungsstand lohnt. Ein jährlicher Rhythmus ist gute Praxis, aber keine Rechtspflicht — wer ihn als solche darstellt, zitiert das Gesetz falsch. Zweitens keine Formvorschrift für den Nachweis. Wie oft eine GwG-Schulung stattfinden muss und woraus sich der Rhythmus in der Praxis ableitet, ist in GwG-Schulung: Pflicht und Häufigkeit nach § 6 GwG aufgeschlüsselt.
§ 8 GwG erfasst Schulungsunterlagen nicht. In der Praxis wird die Fünfjahresfrist des Absatzes 4 dennoch regelmäßig auf Schulungsunterlagen angewandt. Das trägt nicht. § 8 GwG knüpft ausschließlich an die Erfüllung der Sorgfaltspflichten an: Angaben zu Vertragspartnern und wirtschaftlich Berechtigten, zur Geschäftsbeziehung und zu Transaktionen, die Risikobewertung im Einzelfall, vorgelegte Nachweise nach § 16a Abs. 2 GwG, die Untersuchung auffälliger Sachverhalte, die Erwägungsgründe zur Meldeentscheidung und Entscheidungen über die Beendigung grenzüberschreitender Korrespondenzbeziehungen. Unterrichtung, Schulung oder interne Sicherungsmaßnahmen kommen in keiner dieser Nummern vor. Die Frist des Absatzes 4 bezieht sich ihrerseits auf die Aufzeichnungen und Belege nach den Absätzen 1 bis 3.
Das ist keine Spitzfindigkeit, sondern hat eine praktische Folge: Wer seinen Nachweisprozess allein auf § 8 GwG stützt, hat für die Schulung gar keine belastbare Grundlage benannt — und wird in der Prüfung gefragt, worauf er sich stützt.
Die Nachweispflicht folgt aus § 6 Abs. 1 GwG in Verbindung mit § 52 Abs. 1 GwG, also aus dem Zusammenspiel zweier Normen. § 6 Abs. 1 GwG verpflichtet Verpflichtete zu angemessenen internen Sicherungsmaßnahmen, deren Funktionsfähigkeit sie überwachen und die sie bei Bedarf aktualisieren müssen. Angemessenheit und Funktionsfähigkeit lassen sich ohne Aufzeichnung weder überwachen noch belegen.
Die zweite Norm ist die operative: § 52 Abs. 1 GwG verpflichtet Verpflichtete, der Aufsichtsbehörde Auskunft über Geschäftsangelegenheiten zu erteilen und Unterlagen auf Verlangen kostenfrei vorzulegen — als Original, Kopie oder in digitaler Form. Dazu kommen das Betretungs- und Prüfungsrecht nach den folgenden Absätzen und die allgemeine Aufsichtsbefugnis aus § 51 GwG, die es der Behörde erlaubt, geeignete und erforderliche Anordnungen zu treffen; die Prüfungshäufigkeit orientiert sich dabei am Risikoprofil des Verpflichteten.
Der Maßstab für den Schulungsnachweis ist also nicht eine Aufbewahrungsfrist, sondern eine Vorlagefähigkeit. Die Frage lautet nicht Wie lange muss ich das aufheben?, sondern Kann ich es zeigen, wenn die Aufsicht danach fragt?
Die Auslegungshinweise der Bundessteuerberaterkammer bringen die Anforderung auf eine Zeile: dokumentieren, wen man wann, wie und mit welchen Inhalten unterrichtet hat. Übersetzt in einen Nachweis, der eine Prüfung trägt:
Die formalen Anforderungen an Nachweise gelten rechtsgebietsübergreifend ähnlich; der generische Standard samt Beweislastfragen ist in Pflichtschulungen nachweisen beschrieben. Dieser Beitrag beschränkt sich auf das, was im GwG davon abweicht.
Das Gesetz spricht schlicht von Mitarbeitern. Die Auslegungshinweise der Länder stellen im Abschnitt zu den Aufgaben des Geldwäschebeauftragten auf die relevanten Beschäftigten ab und weisen ihm die Verantwortung für ein Schulungskonzept zu. Die BaFin formuliert für ihren Aufsichtsbereich weiter und stellt grundsätzlich auf alle Beschäftigten ab — wer beaufsichtigt ist, sollte deshalb den für sich einschlägigen Hinweis heranziehen, statt sich auf die engere Formulierung zu verlassen. Damit verschiebt sich die eigentliche Arbeit nach vorn: Bevor der erste Nachweis entsteht, muss begründet sein, wer in den Kreis gehört.
Diese Begründung liefert die Risikoanalyse. § 5 GwG verpflichtet Verpflichtete, die für sie maßgeblichen Risiken zu ermitteln, zu bewerten, zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen in der jeweils aktuellen Fassung vorzulegen. Wer aus dieser Analyse ableitet, welche Funktionen Kundenkontakt, Zahlungsverkehr oder Vertragsanbahnung berühren, hat für die Abgrenzung des Schulungskreises ein Argument, das eine Prüfung überdauert.
Praktisch bewährt hat sich eine dreistufige Abgrenzung. Erstens die Funktionen mit unmittelbarem Kundenkontakt und Entscheidungsbefugnis über die Begründung von Geschäftsbeziehungen — sie brauchen die vollständige Unterrichtung. Zweitens Funktionen, die nur mittelbar berührt sind, etwa in der Buchhaltung oder im Vertragsmanagement; für sie genügt in der Regel ein reduzierter Umfang, der aber ebenfalls dokumentiert gehört. Drittens die Geschäftsleitung, die zwar selten operativ prüft, aber die Angemessenheit der Sicherungsmaßnahmen zu verantworten hat.
Der häufigste Fehler liegt nicht darin, zu wenige Personen zu schulen, sondern darin, den Kreis gar nicht zu begründen. Eine Teilnehmerliste ohne erkennbare Auswahllogik beantwortet die Frage der Aufsicht nicht, warum genau diese Personen unterrichtet wurden und andere nicht.
Weil die Fünfjahresfrist nicht unmittelbar anwendbar ist, gibt es keine gesetzlich gesetzte Frist für Schulungsnachweise. In der Praxis wird sich niemand schlechter stellen, der sich an den fünf Jahren orientiert: Sie entsprechen dem Zeitraum, den die Aufsicht im übrigen Prüfungsstoff vorfindet, und decken den üblichen Prüfungszyklus ab. Wichtig ist nur, dass diese fünf Jahre in der eigenen Dokumentation als bewusste Festlegung erscheinen — als Ableitung, nicht als Zitat einer Vorschrift, die etwas anderes regelt.
Seit dem 1. März 2026 ist die GwG-Meldeverordnung anzuwenden, verkündet am 1. September 2025 als BGBl. 2025 I Nr. 200. Sie regelt Form und Pflichtangaben der Meldungen nach § 43 Absatz 1 und § 44 GwG neu: Übermittlung ausschließlich elektronisch über das Meldesystem der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, zusätzliche Pflichtfelder, maschinenlesbare Anlagen, Formatvalidierung vor dem Absenden.
Für den Schulungsnachweis heißt das zweierlei. Erstens ist ein Schulungsstand von vor März 2026 beim Thema Verdachtsmeldung inhaltlich überholt — genau der Fall, für den § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG die laufende Unterrichtung vorsieht. Zweitens wird der Versionsstand im Nachweis dadurch zum belastbaren Argument: Wer dokumentiert hat, dass ab März 2026 der neue Meldeweg über das goAML-Portal der Zentralstelle geschult wurde, kann das zeigen. Wer nur GwG-Grundlagenschulung notiert hat, kann es nicht.
Wie hoch der Druck auf den Meldeprozess ist, zeigt der Jahresbericht der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen: Für das Berichtsjahr 2025 weist sie 374.693 Verdachtsmeldungen aus, rund 41 Prozent mehr als im Vorjahr (veröffentlicht am 21. Juli 2026). Welche Sachverhalte überhaupt eine Meldung auslösen, ist unter Red Flags im Geschäftsalltag zusammengestellt; die Begriffsgrundlagen der Kundensorgfalt stehen in Was bedeutet KYC?.
Der Schulungsnachweis belegt, dass unterrichtet wurde — nicht, dass die interne Sicherungsmaßnahme insgesamt angemessen ist. § 6 Abs. 1 GwG stellt auf die Risikosituation des einzelnen Verpflichteten ab. Eine lückenlose Teilnahmeliste zu Inhalten, die nicht zur eigenen Risikoanalyse passen, ist ein gut dokumentierter Mangel. Der Nachweis ist deshalb an die Risikoanalyse nach § 5 GwG anzuschließen, die ohnehin zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und der Aufsicht auf Verlangen vorzulegen ist.
Ebenso wenig belegt er die Wirksamkeit. Ob die unterrichteten Personen im Ernstfall eine auffällige Konstellation erkennen, zeigt sich an anderer Stelle — an der Zahl und Qualität der internen Hinweise, an der Bearbeitungsdauer und daran, ob Rückfragen überhaupt gestellt werden. Diese Signale gehören nicht in den Schulungsnachweis, aber in die Überwachung der Funktionsfähigkeit nach § 6 Abs. 1 Satz 3 GwG. Wer beides sauber trennt, hat im Prüfungsgespräch zwei belastbare Antworten statt einer.
Nicht aufgrund von § 8 GwG. Dessen Katalog erfasst Aufzeichnungen zu Sorgfaltspflichten, Transaktionen und Verdachtsbewertung, nicht die Unterrichtung nach § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG. Fünf Jahre sind eine sinnvolle Orientierung am übrigen Prüfungsstoff, aber eine eigene Festlegung des Verpflichteten und keine gesetzliche Frist.
Das Gesetz verlangt eine erstmalige und eine laufende Unterrichtung, nennt aber kein Intervall. Auch die Auslegungs- und Anwendungshinweise der Länder legen keinen Turnus fest. Der Rhythmus ergibt sich aus der eigenen Risikoanalyse und aus Änderungen der Rechtslage — die GwG-Meldeverordnung ab März 2026 ist ein solcher Anlass.
Das Gesetz spricht von Mitarbeitern. Die Auslegungshinweise der Länder stellen auf die relevanten Beschäftigten ab und weisen dem Geldwäschebeauftragten das Schulungskonzept zu. Wer als relevant gilt, sollte sich aus der Risikoanalyse nach § 5 GwG begründen lassen, nicht aus dem Organigramm allein.
Die Aufsicht kann nach § 52 Abs. 1 GwG die Vorlage von Unterlagen verlangen und nach § 51 GwG Anordnungen treffen. Fehlende Nachweise werden im Ergebnis als Mangel der internen Sicherungsmaßnahmen nach § 6 Abs. 1 GwG behandelt. Welche Rechtsfolgen daraus im Einzelfall folgen, hängt vom Sachverhalt ab und ist keine Frage, die sich pauschal beantworten lässt.
Das GwG schreibt für den Schulungsnachweis keine Form vor. Entscheidend ist die Vorlagefähigkeit nach § 52 Abs. 1 GwG: Der Nachweis muss auf Verlangen zeigbar sein und Person, Zeitpunkt, Inhalt und Bestätigung erkennen lassen. Eine protokollierte elektronische Bestätigung erfüllt das, wenn sie unveränderbar zugeordnet und exportierbar ist.
Alle Quellen abgerufen am 06.08.2026, soweit im Eintrag nicht anders angegeben. Für Vorschriften auf gesetze-im-internet.de gilt der Rechtsstand 06.08.2026; ein Abruf war dort technisch nicht möglich.
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